0,8 statt 2 MFAs pro Arzt: Wie Prozessoptimierung Personalkosten senkt

Wie viel Personal braucht eine Arztpraxis wirklich? Nach Einschätzung aus dem Praxisalltag liegt der übliche Personalschlüssel bei rund zwei bis drei medizinischen Fachangestellten (MFA) pro Arzt oder Ärztin, je nach Fachrichtung. Ahmad Sirfy, Inhaber von Smartpraxis in München, kommt mit 0,75 bis 0,8 MFA pro Behandler aus – deutlich weniger als dieser Richtwert. Im Gespräch mit Host Sebastian Alsleben (Hausarzt, MediMeets) erklärt er, wie das funktioniert und warum dahinter kein Personalabbau, sondern ein grundlegend anderes Verständnis von Praxisprozessen steht.

Die Zahl im Kontext: 0,8 statt 2-3

Zur Einordnung: Bei einer üblichen Personalplanung würde eine Praxis mit mehreren Ärztinnen und Ärzten entsprechend viele MFAs beschäftigen – je nach Fachrichtung schätzungsweise zwei bis drei pro Behandler (eine im Gespräch genannte Praxis-Einschätzung, keine belegte Branchenstatistik). Ahmad Sirfys Praxis kommt mit einem Bruchteil davon aus, bei laut eigenen Angaben rund 3.500 bis 4.000 Abrechnungsscheinen im Quartal (Winterspitze) und einem hohen Privatpatienten- sowie Selbstzahleranteil.

Bemerkenswert ist dabei auch die Reaktion aus der eigenen Branche: Seit er öffentlich über diese Zahl spricht, wollen laut eigener Aussage plötzlich deutlich mehr Kolleginnen und Kollegen mit ihm ins Gespräch kommen – ein Hinweis darauf, wie stark das Thema Personalplanung und Personalkosten aktuell viele Praxen beschäftigt.

Der Grund: Ineffizienz statt echter Personalbedarf

Ahmad Sirfys zentrale These lautet: Der hohe Personalbedarf in vielen Praxen liegt nicht an der Komplexität der Arbeit, sondern an ineffizienten Prozessen. Sein Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass ärztliche und administrative Tätigkeiten in der Praxis überwiegend aus sich täglich wiederholenden Abläufen bestehen – kein Kreativbereich, sondern klar strukturierbare Prozesse.

Die Konsequenz: Statt Personal für die Bewältigung ineffizienter Abläufe einzustellen, wurden die Abläufe selbst systematisch digitalisiert. Sowohl das Team als auch die Patientinnen und Patienten durchlaufen dabei klar definierte, digitale Prozeduren – von der Online-Terminbuchung über den digitalen Check-in bis zur automatisierten Dokumentation.

Wie die Praxis konkret vorgegangen ist

Der Wandel begann laut Ahmad Sirfy nicht mit einem kompletten Personalaustausch von heute auf morgen – das war organisatorisch nicht möglich. Stattdessen entwickelte sich das Team über Zeit von selbst: Mitarbeitende, die mit den neuen, digitalen Arbeitsweisen nicht zurechtkamen, verließen die Praxis, während neue Mitarbeitende gezielt mit dem klaren Anspruch eingestellt wurden, in einer "Smart Praxis" zu arbeiten.

Wichtige Bausteine dabei:

Klare Kommunikation von Anfang an: Neue Teammitglieder wissen von Beginn an, dass digitales Arbeiten Teil der Praxisphilosophie ist.
Regelmäßige Team-Feedbackrunden ("Work-Cups") und ein internes Ticketsystem für Verbesserungsvorschläge.
Aktive Marktbeobachtung: Das Team sucht selbst aktiv nach neuen digitalen Lösungen für konkrete Pain Points, etwa auf Messen oder über Fachpodcasts.

Warum niedrigere Personalkosten wirtschaftlich besonders relevant sind

Personalkosten zählen laut Ahmad Sirfy zu den größten Kostenblöcken jeder Arztpraxis. Ein niedrigerer MFA-Personalschlüssel wirkt sich entsprechend direkt auf die Wirtschaftlichkeit aus – gerade vor dem Hintergrund aktueller Sparmaßnahmen und Budgetkürzungen im Gesundheitswesen, die viele Praxen zunehmend belasten.

Gleichzeitig betont er, dass die Zusammensetzung der Patientenschaft eine Rolle spielt: Eine gesunde Mischung aus Privatpatientinnen, Selbstzahlern und Kassenpatientinnen – inklusive zeitaufwendigerer Fälle wie chronisch erkrankten oder hausbesuchspflichtigen Patientinnen – sei wichtig, damit sich das Modell wirtschaftlich trägt.

Fazit

Das 0,8-MFA-Modell zeigt exemplarisch, wie stark sich konsequente Prozessdigitalisierung auf den Personalbedarf einer Arztpraxis auswirken kann. Der entscheidende Hebel ist dabei nicht das einzelne Tool, sondern die grundsätzliche Bereitschaft, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und systematisch zu digitalisieren – gemeinsam mit einem Team, das diesen Weg aktiv mitgeht.

Dieser Beitrag basiert auf dem MediMeets-Webinar "Digitale Führungskompetenzen: Wie Sie Veränderung in der Praxis erfolgreich gestalten" mit Host Sebastian Alsleben (Hausarzt, MediMeets) und Special Guest Ahmad Sirfy (Smartpraxis). Die vollständige Aufzeichnung sowie Informationen zu kommenden Webinaren finden Sie auf unserer Website.

FAQ (optional, für FAQ-Schema)

Wie viele MFAs braucht eine Arztpraxis im Durchschnitt? Der Branchendurchschnitt liegt bei zwei bis drei MFAs pro Arzt, abhängig von Fachrichtung und Praxisgröße.

Wie schafft man es, mit weniger MFAs auszukommen? Durch konsequente Digitalisierung und Standardisierung wiederkehrender Praxisprozesse – etwa Terminbuchung, Check-in und Dokumentation – lässt sich der Personalbedarf deutlich senken, ohne die Versorgungsqualität zu beeinträchtigen.

Bedeutet ein niedrigerer MFA-Personalschlüssel automatisch Personalabbau? Nein. Im beschriebenen Beispiel entwickelte sich das Team über Zeit organisch weiter, statt aktiv Personal abzubauen. Neue Mitarbeitende wurden gezielt mit dem Anspruch eingestellt, digital zu arbeiten.