Praxis digitalisieren: Erfahrungsbericht einer Smart Praxis

Immer mehr Ärztinnen und Ärzte stehen vor der Frage: Wie lässt sich die eigene Praxis digitalisieren, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden – und lohnt sich der Aufwand wirklich? Ein Praxisbeispiel aus München liefert Antworten: Dr. Ahmad Sirfy, Inhaber von Smartpraxis, hat seine Praxis in den letzten acht Jahren konsequent digitalisiert. Im Talk mit Sebastian Alsleben (Hausarzt, MediMeets) erklärt er, wie aus einer komplett analogen Praxis eine sogenannte "Smart Praxis" wurde – und warum er heute mit deutlich weniger Personal auskommt als der Branchendurchschnitt.

Der Ausgangspunkt: Eine analoge Praxisübernahme

Als Ahmad Sirfy vor acht Jahren seine Praxis übernahm, war diese komplett analog organisiert – mit Teppichboden, Faxgerät und Nadeldrucker. Einzig die Patientenkarteien waren bereits gescannt. Seine Entscheidung: kein schrittweiser Umbau, sondern ein radikaler Neustart. Die Praxis wurde für einen Monat geschlossen, komplett umgebaut und digital neu aufgesetzt.

Der wichtigste erste Schritt beim Praxis digitalisieren war dabei der Wechsel des Praxisverwaltungssystems (PVS) – nach rund sechs Monaten intensiver Recherche. Dieser sogenannte "Hardcut" bedeutete, dass alte Strukturen nicht einfach übernommen werden konnten. Die ersten Jahre danach waren entsprechend arbeitsintensiv: 80 bis 90 Wochenstunden waren keine Seltenheit.

0,8 MFA pro Arzt statt 2-3: Wie Prozessoptimierung den Personalbedarf senkt

Eine der auffälligsten Kennzahlen aus dem Gespräch: Während in einer durchschnittlichen Praxis zwei bis drei medizinische Fachangestellte (MFA) pro Arzt oder Ärztin arbeiten, kommt die Smartpraxis von Ahmad Sirfy mit nur 0,75 bis 0,8 MFA pro Behandler aus.

Der Grund dafür liegt nicht in Personalabbau, sondern in konsequenter Prozessoptimierung. Sein zentraler Gedanke: In der Arztpraxis wiederholen sich viele Abläufe täglich – und genau solche standardisierbaren Prozesse lassen sich digital abbilden. Sowohl das Personal als auch die Patientinnen und Patienten durchlaufen dabei klar definierte, digitale Prozeduren. Das Ergebnis: deutlich weniger Personalbedarf bei gleichzeitig reibungsloseren Abläufen.

Sein Fazit dazu ist bemerkenswert offen: Seit er öffentlich über diese Zahl spricht, wollen plötzlich viele Kolleginnen und Kollegen mit ihm sprechen – ein Umstand, der zeigt, wie relevant das Thema Personalplanung für die gesamte Branche gerade ist.

Was eine Smart Praxis für Patientinnen und Patienten bedeutet

Konkret zeigt sich die Digitalisierung im Patientenerlebnis: Termine werden online vereinbart, wichtige Daten vorab digital erfasst. Im Idealfall hat ein Patient beim Praxisbesuch keinen direkten Kontakt mehr zu Empfangspersonal – der erste persönliche Kontakt in der Praxis ist direkt der Arzt oder die Ärztin.

Wichtig ist Ahmad Sirfy dabei: Digitalisierung darf niemand ausschließen. Für Patientinnen und Patienten, die mit digitalen Prozessen nicht vertraut sind, steht weiterhin Personal zur Verfügung. Das Praxisteam hilft aktiv dabei, etwa die Praxis-App auf dem eigenen Smartphone einzurichten – ein Ansatz, den er als "digitale Fürsorge" bezeichnet.

KI-Tools im Praxisalltag: Wo die größte Entlastung entsteht

Seit rund drei Jahren setzt die Praxis auf KI-gestützte Transkription von Patientengesprächen. Aus Sicht von Ahmad Sirfy ist dies der bisher größte Effizienzgewinn: Statt Zeit für manuelle Dokumentation aufzuwenden, entsteht automatisch ein umfangreiches, strukturiertes Datenvolumen – Grundlage für bessere Diagnosen, schnellere Befundberichte und eine insgesamt vollständigere Patientenakte.

Auch beim Thema Telefon sieht er großen Handlungsbedarf. Nach Jahren des Testens verschiedener Telefonassistenzsysteme ist für ihn klar: Eine gute Lösung darf kein reiner Anrufbeantworter sein, sondern muss sich nahtlos in bestehende Praxis-Workflows einfügen und dem Team echte Arbeit abnehmen.

Nahtstellen statt Schnittstellen: Das eigentliche Problem der Digitalisierung

Ein zentrales Thema des Gesprächs betrifft die technische Anbindung verschiedener Softwarelösungen an das Praxisverwaltungssystem. Ein Kollege habe es treffend formuliert, so Ahmad Sirfy: Statt von "Schnittstellen" sollte man eigentlich von "Nahtstellen" sprechen – Systeme sollten nahtlos ineinander übergehen, statt nur technisch "angeschnitten" verbunden zu sein.

Vor acht Jahren gab es hier laut Ahmad Sirfy kaum funktionierende Lösungen. Mittlerweile hat sich die Situation spürbar verbessert: Immer mehr Softwarehersteller erkennen die Notwendigkeit echter Integration – ein Trend, der Praxen künftig noch stärker entlasten dürfte.

Lohnt sich die Digitalisierung wirtschaftlich?

Ein häufiger Einwand vieler Praxisinhaber:innen: Digitalisierung koste zunächst zusätzliches Geld und Zeit. Ahmad Sirfy widerspricht dieser Annahme aus eigener Erfahrung. Weniger Dokumentations- und Verwaltungsaufwand bedeutet mehr Zeit für eigentliche medizinische Tätigkeiten – und Personalkosten zählen ohnehin zu den größten Kostenblöcken jeder Praxis. Wer diese durch effizientere Prozesse senkt, refinanziert die Investition in digitale Tools in der Regel deutlich schneller, als viele annehmen.

Praxis digitalisieren: 3 konkrete Tipps für den Einstieg

Für Kolleginnen und Kollegen, die noch am Anfang ihrer Digitalisierungsreise stehen – ob Neugründung, kürzliche Praxisübernahme oder langjährige Praxisführung – gibt Ahmad Sirfy drei klare Empfehlungen:

Prozesse zuerst definieren, nicht Tools zuerst kaufen. Am besten gemeinsam mit dem gesamten Team, notfalls bei einer bewussten Praxisschließung für einen Tag.
Pain Points systematisch identifizieren und dokumentieren. Erst wenn klar ist, welcher Prozess verbessert werden soll, lohnt sich die Suche nach dem passenden Tool.
Widerstand im Team ernst nehmen, aber konkret hinterfragen. Statt pauschal an alten Abläufen festzuhalten, sollte bei Einwänden ("Das haben wir schon immer anders gemacht") gezielt nach dem eigentlichen Problem gefragt werden.

Fazit

Das Beispiel von Ahmad Sirfy zeigt: Wer seine Praxis digitalisieren möchte, sollte nicht bei einzelnen Tools ansetzen, sondern bei den zugrunde liegenden Prozessen. Konsequente Prozessoptimierung, echte Systemintegration ("Nahtstellen statt Schnittstellen") und ein Team, das aktiv eingebunden wird, sind die entscheidenden Hebel. Wer diesen Weg konsequent geht, kann nicht nur den Personalschlüssel wie beim 0,8-MFA-Modell deutlich senken, sondern auch mehr Zeit für das zurückgewinnen, worum es in der Medizin eigentlich geht: die Patientinnen und Patienten.

Dieser Beitrag basiert auf dem MediMeets-Webinar "Digitale Führungskompetenzen: Wie Sie Veränderung in der Praxis erfolgreich gestalten" mit Host Sebastian Alsleben (Hausarzt, MediMeets) und Special Guest Ahmad Sirfy (Smartpraxis). Die vollständige Aufzeichnung sowie Informationen zu kommenden Webinaren finden Sie auf unserer Website.

FAQ (optional, für FAQ-Schema)

Wie lange dauert es, eine Arztpraxis zu digitalisieren? Die Recherche und Vorbereitung – etwa die Auswahl eines neuen Praxisverwaltungssystems – kann mehrere Monate dauern. Die eigentliche technische Umstellung wird oft gebündelt an einem Stichtag vorgenommen, um parallele alte und neue Strukturen zu vermeiden.

Wie viele MFAs braucht eine digitalisierte Arztpraxis? Der Branchendurchschnitt liegt bei zwei bis drei MFAs pro Arzt. Durch konsequente Prozessoptimierung und Digitalisierung lässt sich dieser Wert deutlich senken – im beschriebenen Praxisbeispiel auf 0,75 bis 0,8 MFA pro Behandler.

Was bedeutet "Nahtstellen statt Schnittstellen" bei der Praxis-Digitalisierung? Der Begriff beschreibt die Anforderung, dass digitale Systeme in der Arztpraxis nicht nur technisch verbunden, sondern nahtlos integriert sein sollten – ohne Medienbrüche oder doppelte Dateneingabe.

Lohnt sich die Digitalisierung einer Arztpraxis wirtschaftlich? Ja, laut Praxiserfahrung überwiegt der wirtschaftliche Nutzen meist schnell die Anfangsinvestition, da weniger Dokumentations- und Verwaltungsaufwand mehr Zeit für Behandlungen und geringere Personalkosten ermöglicht.