Telefonstress in der Arztpraxis: Warum über 90% der MFAs betroffen sind

Kaum ein Thema sorgt im Praxisalltag für so viel Frust wie das Telefon. Ständige Unterbrechungen, volle Warteschleifen, Zettel, die verloren gehen – der Telefonstress in der Arztpraxis ist für viele Praxisteams tägliche Realität. Wie groß das Problem tatsächlich ist und welche Lösungsansätze es gibt, zeigte eine Umfrage, die im MediMeets-Webinar mit Host Sebastian Alsleben (Hausarzt, MediMeets) und Special Guest Ahmad Sirfy (Smartpraxis) vorgestellt wurde.

Über 90 Prozent der MFAs fühlen sich durch Telefonstress belastet

Eine Umfrage unter medizinischen Fachangestellten, durchgeführt in Kooperation mit Hausärzteverbänden in Deutschland, kommt zu einem eindeutigen Ergebnis: Über 90 Prozent der MFAs geben an, sich im Praxisalltag deutlich durch Telefonstress gestört zu fühlen.

Dieser Stress hat laut der Auswertung zwei Hauptursachen:

Ständige Unterbrechungen – das Telefon klingelt mitten in laufenden Arbeitsabläufen am Empfang.
Informationsverlust – Notizen von Anrufen landen auf Zetteln, gehen unter oder müssen manuell nachverfolgt werden, was zusätzliche Rückrufe nötig macht.

Die Folge: ein insgesamt chaotischer Ablauf, der sowohl das Praxisteam als auch die Patientinnen und Patienten frustriert – Letztere durch lange Wartezeiten in der Telefonschleife, gerade zu Stoßzeiten.

Warum klassische Lösungen oft nicht ausreichen

Ahmad Sirfy berichtet aus eigener Erfahrung, dass er über die letzten acht Jahre praktisch alle auf dem Markt verfügbaren Telefonassistenzsysteme getestet hat. Sein zentrales Learning: Eine gute Lösung darf kein reiner Anrufbeantworter sein. Wenn Anrufe zwar aufgezeichnet, aber nicht in bestehende Praxis-Workflows integriert werden, geht der eigentliche Mehrwert verloren – das Team muss die Informationen weiterhin manuell nachbearbeiten.

Entscheidend ist stattdessen, dass ein Telefonassistent echte Arbeit abnimmt: Termine automatisiert bucht, Anliegen korrekt kategorisiert und direkt an die richtige Stelle im Praxisteam weiterleitet.

Wie viel Zeit lässt sich durch KI-Telefonassistenz einsparen?

Nach eigenen Angaben von Praxis Concierge, einem der im Webinar vorgestellten Anbieter für KI-gestützte Telefonassistenz, lassen sich im Durchschnitt 45 Minuten bis eine Stunde Zeit pro Tag einsparen – diese Zahl stammt vom Anbieter selbst und wurde im Webinar nicht durch unabhängige Studien belegt. Ahmad Sirfy ordnet aus eigener Praxiserfahrung ein, dass bei besonders konsequenter Nutzung im Team sogar zwei bis drei Stunden realistisch seien – denn die frei werdende Zeit lässt sich, richtig genutzt, deutlich effizienter einsetzen als reine Telefonzeit.

Wichtig ist dabei allerdings die Akzeptanz im Team: Wenn die gewonnene Zeit nicht sinnvoll genutzt wird, bleibt der Effekt gering. Die Einführung eines Tools allein reicht nicht – entscheidend ist, wie ein Praxisteam damit umgeht.

Sicherheit bei Notfällen bleibt gewährleistet

Ein häufiger Einwand gegen KI-Telefonassistenz betrifft Notfallsituationen, insbesondere bei älteren Patientinnen und Patienten, die möglicherweise nicht mit einem KI-System interagieren können oder wollen. Laut den im Webinar vorgestellten Systemen wird dieses Risiko durch klare Eskalationsregeln adressiert: Erkennt das System Hinweise auf einen Notfall – etwa starke Schmerzen oder fehlende Reaktion – wird der Anruf sofort an die Praxis durchgestellt. Zusätzlich wird am Anfang jedes Anrufs auf die Notfallnummer hingewiesen, damit im akuten Fall keine Zeit im Menü verloren geht.

Fazit

Telefonstress ist in der Arztpraxis kein Randproblem, sondern betrifft laut Umfragedaten die überwiegende Mehrheit der MFAs. Wer diesem Problem mit einer durchdachten, gut in die Praxis-Workflows integrierten Telefonassistenz begegnet, kann nicht nur das Praxisteam spürbar entlasten, sondern auch die Patientenzufriedenheit verbessern. Entscheidend ist dabei weniger das Tool selbst als die konsequente Umsetzung im Praxisalltag.

Dieser Beitrag basiert auf dem MediMeets-Webinar "Digitale Führungskompetenzen: Wie Sie Veränderung in der Praxis erfolgreich gestalten" mit Host Sebastian Alsleben (Hausarzt, MediMeets) und Special Guest Ahmad Sirfy (Smartpraxis). Die vollständige Aufzeichnung sowie Informationen zu kommenden Webinaren finden Sie auf unserer Website.

FAQ (optional, für FAQ-Schema)

Wie viele MFAs sind von Telefonstress in der Arztpraxis betroffen? Laut einer Umfrage unter Hausärzteverbänden fühlen sich über 90 Prozent der MFAs im Praxisalltag deutlich durch Telefonstress belastet.

Wie viel Zeit spart eine KI-Telefonassistenz in der Praxis? Laut Angaben eines Anbieters lassen sich im Durchschnitt 45 Minuten bis eine Stunde pro Tag einsparen. Aus der Praxiserfahrung eines Nutzers sind bei besonders konsequenter Team-Nutzung auch zwei bis drei Stunden möglich.

Ist eine KI-Telefonassistenz auch bei Notfällen sicher? Ja, moderne Systeme erkennen Hinweise auf Notfälle und leiten den Anruf sofort an die Praxis weiter. Zusätzlich wird zu Beginn jedes Anrufs auf die Notfallnummer hingewiesen.