Bild- / Datenarchivierung
Bild- und Dokumentenarchivierung bezeichnet Systeme, die medizinische Aufnahmen und Praxisdokumente dauerhaft digital speichern und aus der Patientenakte heraus wiederauffindbar machen.
Was ein digitales Archiv leistet
In einer Praxis fallen zwei Arten von Material an, das aufbewahrt werden muss: Bilddaten aus Diagnostikgeräten wie Röntgen, Ultraschall oder Endoskop und Dokumente wie Arztbriefe, Befunde, Faxe und Einverständniserklärungen. Ein Bildarchiv nimmt die Aufnahmen direkt aus dem Gerät entgegen, ordnet sie dem richtigen Patienten zu und hält sie dauerhaft abrufbar. Ein Dokumentenarchiv digitalisiert den Schriftverkehr und macht ihn durchsuchbar, mit Texterkennung auch über ein Stichwort im Dokument selbst, nicht nur über Patient und Datum. Manche Produkte decken beide Bereiche ab, andere nur einen.
Gelöst werden damit zwei Alltagsprobleme. Nach innen entfällt die Suche: Ein alter Befund lässt sich aus der Patientenakte heraus öffnen, statt in einem Ordner oder einem zweiten Programm zu liegen. Nach außen ersetzt das Archiv die gebrannte CD, denn Aufnahmen gehen per Link oder QR-Code an Patient und Zuweiser.
Zwei Arten von Bildarchiv: Anzeige und Befundung
Manche Archive zeigen Bilder nur an. Andere erlauben es, im Bild zu messen, Stellen zu markieren und den Befund direkt dort festzuhalten. Der Unterschied ist nicht nur praktisch: Wer ein Bild am Bildschirm diagnostisch beurteilt, braucht dafür Software, die als Medizinprodukt eine CE-Konformitätsbewertung durchlaufen hat. Eine reine Ablage ist dafür nicht vorgesehen, die Beurteilung braucht dann ein zweites Programm.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Die erste Frage gilt dem Zuschnitt, also ob ein System Bilder und Dokumente gemeinsam abdeckt oder die Praxis für das Papier eine zweite Lösung braucht. Entscheidend für den Alltag ist danach, ob sich das Archiv direkt aus der Patientenakte im Praxisverwaltungssystem öffnen lässt oder ob dafür ein separates Programm gestartet werden muss. Bei Dokumenten entscheidet die Texterkennung, ob ein undatierter alter Befund über ein Stichwort überhaupt wiedergefunden werden kann. Sie ist nicht überall enthalten, fragen Sie deshalb, ob sie zum Lieferumfang gehört oder ein Zusatzmodul ist. Für mehrere Standorte, Bereitschaftsdienst oder das Arbeiten von zu Hause lohnt zuletzt der Blick darauf, ob der Zugriff von außerhalb im normalen Browser möglich ist.
Woran sich die Produkte unterscheiden
Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.
- Gescannte Papierdokumente, PDFs, Faxe und E-Mails landen im selben ArchivNeben Bildern legt das System auch den normalen Schriftverkehr der Praxis ab: eingescannte Befunde, Arztbriefe als PDF, Faxe und E-Mails. Davon hängt ab, ob Sie ein einziges Archiv führen können oder für das Papier zusätzlich eine zweite Lösung kaufen müssen.
- Alte Befunde lassen sich über ein Stichwort im Dokument finden, nicht nur über Patient und DatumBeim Scannen liest die Software den Text im Dokument mit und macht ihn durchsuchbar (Fachwort: Texterkennung oder OCR). Sie finden einen alten Befund dann über ein Stichwort wie eine Diagnose oder einen Laborwert, auch wenn Sie nicht mehr wissen, von wann er stammt. Achten Sie auf die Antwort „Ja, Aufpreis“ — bei allen drei Anbietern, die es können, ist es ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
- Im Bild messen, markieren und befunden — nicht nur ansehenManche Archive zeigen Bilder nur an. Andere erlauben es, im Bild zu messen — etwa einen Winkel oder eine Strecke —, Stellen zu markieren und den Befund direkt dort festzuhalten. Nur damit dürfen Sie das Bild am Bildschirm beurteilen; sonst bleibt es eine reine Ablage, und Sie brauchen für die Beurteilung ein zweites Programm.
- Bilder gehen per Link oder QR-Code an Patient und Zuweiser statt auf CDStatt für jede Aufnahme eine CD zu brennen und mitzugeben, verschickt das System einen Link oder QR-Code, über den Patient, Zuweiser oder Physiotherapeut das Bild direkt ansehen kann. Das spart pro Fall das Brennen und den Rückruf, wenn die CD beim Empfänger nicht läuft.
- Zugriff auf das Archiv von außerhalb der Praxis, im normalen BrowserSie öffnen Bilder und Dokumente auch von zu Hause, vom zweiten Standort oder im Bereitschaftsdienst — über einen gewöhnlichen Webbrowser, ohne dass auf dem Gerät etwas installiert werden muss. Ohne diese Funktion kommen Sie nur an den Rechnern in der Praxis an Ihre Unterlagen.
Diese Funktionen hat jedes Produkt der Kategorie. Sie taugen nicht zur Unterscheidung.
- Aufnahmen werden dauerhaft gespeichert und wiedergefunden
- Revisionssichere Aufbewahrung über die gesetzliche Frist
- Bilder kommen direkt aus dem Gerät ins Archiv, ohne manuellen Zwischenschritt
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Alle 4 Produkte der Kategorie, dargestellt wie im Katalog.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Bilder und Dokumente aufbewahrt werden?
Für die ärztliche Dokumentation gilt eine Regelfrist von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung (§ 630f BGB). Für einzelne Bereiche bestehen aus anderen Rechtsgründen längere Fristen. Ein Archiv muss die Unterlagen über die gesamte Frist unverändert und lesbar halten.
Darf das Papier nach dem Scannen vernichtet werden?
Nicht pauschal. Die eigene Dokumentation darf elektronisch geführt werden (§ 630f BGB). Bei unterschriebenen Originalen, etwa Einverständniserklärungen, hat das Papier im Streitfall aber einen höheren Beweiswert als der Scan. Viele Praxen bewahren solche Originale deshalb auch nach dem Scannen auf.
Was bedeuten PACS und DICOM?
PACS steht für Picture Archiving and Communication System, den Fachbegriff für das Bildarchiv. DICOM ist der Standard, in dem bildgebende Geräte ihre Aufnahmen samt Patientenzuordnung speichern und übertragen. Ein Archiv, das ihn beherrscht, nimmt Aufnahmen direkt aus dem Gerät entgegen.
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