Praxis-Controlling

Praxis-Controlling-Software führt betriebswirtschaftliche und Leistungskennzahlen der Praxis laufend zusammen, damit die Praxisleitung Umsatz, Kosten und Auslastung auf Basis aktueller Zahlen steuern kann.

5 Anbieter vergleichen

Was Praxis-Controlling leistet

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kommt vom Steuerbüro, aber erst Monate nach dem Zeitraum, den sie beschreibt. Bis dahin läuft die Praxis ohne belastbare Zahlen: Ob ein Quartal gut oder schlecht gelaufen ist, steht erst fest, wenn es längst abgeschlossen ist.

Diese Lücke schließt Praxis-Controlling-Software, indem sie die Quellen laufend zusammenführt. Die Umsätze der Praxiskonten fließen automatisch ein, nur lesend über die Bankschnittstelle, dazu die Buchungen aus Buchhaltung und Steuerbüro und die abgerechneten Leistungen aus dem Praxisverwaltungssystem. Sichtbar wird damit nicht nur, was auf dem Konto ankommt, sondern auch Fallzahlen, Fallwerte und die Verteilung des Umsatzes auf Kasse, Privat und Selbstzahler.

Zur vollständigen Sicht gehören zwei weitere Quellen. Die Zahlen aus dem Terminbuch, also Auslastung und Ausfälle, zeigen die Ursache hinter einem Ergebnis. Und die Personal- und Lohnkosten sind der mit Abstand größte Kostenblock, im Schnitt 58 Prozent der Aufwendungen einer Praxis (Zi-Praxis-Panel, Datenjahr 2023). Ohne sie bleibt der ausgewiesene Gewinn eine Schätzung.

Vergleich, Hochrechnung und Zielwerte

Eine Kennzahl für sich genommen sagt wenig aus. Ob ein Wert gut oder schlecht ist, zeigt erst der Vergleich mit anderen Praxen derselben Fachrichtung. In Gemeinschaftspraxen und an mehreren Standorten kommt die Auswertung je Behandler und je Standort hinzu, denn erst sie zeigt, wer was zum Ergebnis beiträgt.

Steuerbar wird die Praxis durch den Blick nach vorn. Aus dem bisherigen Verlauf rechnet die Software hoch, wo die Praxis am Quartals- oder Jahresende stehen wird, solange sich noch gegensteuern lässt. Eigene Zielwerte lassen sich hinterlegen und laufend mit den tatsächlichen Zahlen abgleichen. Und manche Produkte melden sich von selbst, wenn ein Wert deutlich vom bisherigen Verlauf abweicht, statt dass jemand das Dashboard regelmäßig kontrolliert.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Die wichtigste Frage ist, welche Quellen automatisch einfließen und welche von Hand importiert werden müssen. Ein Werkzeug, das nur die Kontoumsätze liest, zeigt das Ergebnis, aber nicht die Ursache: Erst die Leistungsdaten aus dem Praxisverwaltungssystem machen Fallzahlen und Fallwerte sichtbar, und erst die Kosten aus der Buchhaltung machen aus Umsatz ein Ergebnis. Beim Fachgruppenvergleich lohnt ein genauer Blick darauf, was der Anbieter darunter versteht. Gemeint sein sollte der Vergleich mit fremden Praxen derselben Fachrichtung, nicht der interne Vergleich der eigenen Behandler, den manche Anbieter ebenfalls Benchmarking nennen. Zuletzt zählt die Aktualität: Kennzahlen nützen nur, wenn sie so zeitnah vorliegen, dass die Praxis im laufenden Quartal noch reagieren kann.

Woran sich die Produkte unterscheiden

Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.

Die Umsätze der Praxiskonten fließen automatisch einDie Software liest die Kontoumsätze Ihrer Praxiskonten automatisch mit — nur lesend, über die gesetzlich geregelte Bank-Schnittstelle — und ordnet Einnahmen und Ausgaben selbstständig zu. Sie sehen, was tatsächlich auf dem Konto passiert, ohne Zahlen aus dem Online-Banking abzutippen.
Die Zahlen aus der Buchhaltung / vom Steuerbüro fließen automatisch mit einDie Buchungen aus Ihrer Buchhaltung bzw. vom Steuerbüro werden automatisch übernommen. Dadurch stehen neben den Einnahmen auch die korrekt zugeordneten Kosten in der Auswertung — Sie müssen für ein belastbares Ergebnis nicht auf die BWA warten.
Die abgerechneten Leistungen aus dem Praxissystem fließen automatisch einDie Software zieht die abgerechneten Leistungen direkt aus Ihrem Praxisverwaltungssystem. Dadurch sehen Sie Fallzahlen, Fallwerte und einzelne Leistungen — und nicht nur, was am Monatsende auf dem Konto ankommt.
Kennzahlen je Behandler und je StandortAlle Zahlen lassen sich einzeln je Arzt und je Standort anzeigen, nicht nur als Summe für die gesamte Praxis. Relevant in Gemeinschaftspraxen, MVZ und bei mehreren Betriebsstätten — etwa für die Gewinnverteilung oder um zu sehen, welcher Standort sich trägt.
Vergleicht Ihre betriebswirtschaftlichen Kennzahlen mit fremden Praxen derselben FachrichtungIhre betriebswirtschaftlichen Kennzahlen werden mit denen anderer Praxen derselben Fachrichtung und Region verglichen. Erst dadurch wissen Sie, ob ein Wert gut oder schlecht ist. Gemeint ist der Vergleich mit fremden Praxen — nicht der Vergleich der eigenen Ärzte oder Standorte untereinander.
Hochrechnung auf das Quartals- oder JahresendeAus dem bisherigen Verlauf rechnet die Software hoch, wo Sie am Quartals- oder Jahresende voraussichtlich stehen werden. Sie können gegensteuern, solange das Quartal noch läuft.
Eigene Zielwerte hinterlegen und laufend abgleichen (Soll-Ist)Sie hinterlegen eigene Ziele — etwa Umsatz, Kosten oder Fallzahlen — und die Software zeigt laufend, wie weit Sie davon entfernt sind. So wird aus der Auswertung eine Steuerung.
Die Software meldet sich von selbst bei auffälligen ZahlenDie Software benachrichtigt Sie von sich aus, wenn ein Wert deutlich vom bisherigen Verlauf abweicht — Sie müssen das Dashboard nicht regelmäßig selbst kontrollieren.
Die Zahlen aus dem Terminbuch fließen mit ein (Auslastung, Ausfälle)Auch die Zahlen aus dem Terminbuch — Auslastung, freie Termine, nicht erschienene Patienten — fließen in die Auswertung ein. Damit sehen Sie nicht nur das wirtschaftliche Ergebnis, sondern auch die Ursache dahinter.
Personal- und Lohnkosten sind Teil der AuswertungPersonal- und Lohnkosten sind Teil der Auswertung, inklusive Kosten- und Umsatzstundensätzen. Da Personal der größte Kostenblock einer Praxis ist, bleibt der ausgewiesene Gewinn ohne diese Zahlen eine Schätzung.

Grundfunktionen dieser Kategorie

Diese Funktionen hat jedes Produkt der Kategorie. Sie taugen nicht zur Unterscheidung.

Die Praxiszahlen stehen laufend in einer Auswertung bereit, nicht erst mit der BWA
Auswertung nach Zeitraum mit Vergleich zum Vorquartal oder Vorjahr

Anbieter in dieser Kategorie

Alle 5 Produkte der Kategorie, dargestellt wie im Katalog.

Häufige Fragen

Ersetzt Praxis-Controlling das Steuerbüro?

Nein. Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärung bleiben beim Steuerberater. Das Controlling beantwortet eine andere Frage: wie die Praxis jetzt dasteht, nicht wie das abgelaufene Jahr abzuschließen ist.

Braucht Praxis-Controlling eine PVS-Anbindung?

Für die Konto- und Kostensicht nicht, diese Zahlen kommen von Bank und Buchhaltung. Fallzahlen, Fallwerte und einzelne Leistungen liefert aber nur die Anbindung an das Praxisverwaltungssystem.

Nächster Schritt

Passt das zu meiner Praxis?

Der Digital-Check zeigt, wo Ihre Praxis heute steht und welche Werkzeuge den größten Effekt hätten.

Produkte direkt vergleichen

Der Vergleich stellt Produkte aus dem Katalog nebeneinander.

Zum Vergleich