KI in der Arztpraxis: Anwendungen, Kosten und PVS-Anbindung

Stand: 31. Oktober 2026

Zwei KI-Anwendungen übernehmen in Arztpraxen heute konkrete Routinearbeit: KI-Dokumentation erstellt aus dem Arzt-Patienten-Gespräch einen Entwurf für die Akte, KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe entgegen und vergeben Termine. Ob sie im Alltag Zeit sparen, hängt wesentlich von der Anbindung an das Praxisverwaltungssystem (PVS) ab, denn sie entscheidet darüber, ob Entwurf oder Termin dort ohne Abtippen ankommen. Dieser Beitrag zeigt, welche Anwendungen im MediMeets-Katalog mit welchem PVS verbunden sind, was sie nach Angaben der Anbieter kosten, welche rechtlichen Vorgaben für Praxen gelten und was die Neufassung der KI-Verordnung im Juli 2026 daran geändert hat.

Die wichtigsten Punkte

• KI-Dokumentation formuliert aus Gespräch oder freiem Diktat einen Entwurf, Spracherkennung überträgt das Diktat wörtlich. Für den Eintrag in der Akte bleibt in beiden Fällen der Arzt verantwortlich.
• Für 19 der 30 Programme zur KI-Dokumentation und Spracherkennung im MediMeets-Katalog ist eine Anbindung an mindestens ein PVS erfasst, für 13 auch der technische Weg. Von den 18 KI-Telefonassistenten sind 15 angebunden, bei 12 ist der Weg dokumentiert (Stand 31. Oktober 2026).
• Bei 17 von 24 Programmen zur Dokumentation mit veröffentlichtem Preis kostet das günstigste bezahlte Paket 43 bis 139 Euro im Monat. KI-Telefonassistenten beginnen je nach Anbieter bei 9 bis 229 Euro monatlich, teils zuzüglich nutzungsabhängiger Gebühren.
• Seit dem 27. Juli 2026 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von Praxen Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Teams fördern. Zuvor mussten sie Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen.
• KI-Telefonassistenten müssen seit dem 2. August 2026 so gestaltet sein, dass Anrufer erfahren, mit einer KI zu sprechen, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Diese Pflicht trifft den Anbieter.

KI-Dokumentation, Spracherkennung und Telefonassistenz

KI-Dokumentation erstellt aus dem Arzt-Patienten-Gespräch oder einem freien Diktat einen strukturierten Entwurf, gegliedert etwa nach Anamnese, Befund und Procedere. Je nach Produkt entstehen auch Arztbriefe und Überweisungen. Den Entwurf muss der Arzt fachlich prüfen, denn für die Dokumentation nach § 630f BGB bleibt der Behandelnde verantwortlich.

Spracherkennung setzt dagegen beim Diktat an. Der Arzt spricht den Eintrag in der Form, in der er in der Akte stehen soll, und die Software überträgt ihn wörtlich. Wortlaut und Gliederung bestimmt weiterhin der Arzt, es entfällt allein das Tippen. Einige Anbieter vereinen beide Ansätze in einem Produkt. Worauf es bei der Auswahl ankommt, beschreibt die Seite zur KI-Dokumentation.

KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe entgegen, wenn das Team nicht abhebt oder die Praxis geschlossen ist. Sie erfragen das Anliegen, nehmen Rezept- und Überweisungswünsche auf und vergeben je nach Produkt Termine direkt im Kalender. Je nach Produkt erhält das Team ein Gesprächsprotokoll oder findet den vereinbarten Termin bereits im Kalender. Einen Vergleich der Anbieter enthält die Seite zum KI-Telefonassistenten.

Weitere Einsatzfelder sind die digitale Anamnese und die Abrechnungsprüfung, deren Software etwa auf fehlende Ziffern hinweist. Allgemeine Chatbots unterliegen denselben Pflichten wie jede andere Anwendung. Patientendaten sollten dort erst eingegeben werden, wenn die jeweils einschlägigen Voraussetzungen aus dem Abschnitt zu den Pflichten erfüllt sind.

KI-Anwendungen nach Praxisverwaltungssystem

Die folgende Auswahl zeigt, welche Anwendungen zur KI-Dokumentation und welche KI-Telefonassistenten im MediMeets-Katalog an ein bestimmtes PVS angebunden sind, jeweils mit dem technischen Weg und, soweit erfasst, der Richtung des Datenflusses. Grundlage sind die Unterlagen der Anbieter und, wo vorhanden, die Partnerlisten der PVS-Hersteller. Angekündigte Anbindungen und solche ohne belegten Weg bleiben unberücksichtigt. Die erfassten Preisangaben enthält der verlinkte Vergleich.

Fehlt eine Anwendung, ist im Katalog für das gewählte PVS keine aktuelle Anbindung mit belegtem Weg erfasst. Auf Anfrage kann sie dennoch möglich sein.

Wege der Anbindung an das PVS

Ohne Übertragung in die Akte muss der Entwurf bei jedem Patienten von Hand übernommen werden. Ob eine Anbindung diesen Schritt erspart, hängt vom Weg, vom PVS und von der Richtung des Datenflusses ab.

GDT. Über diesen Branchenstandard werden auch EKG, Spirometer und andere Medizingeräte an das PVS angebunden. Das PVS übergibt die Patientendaten an die Anwendung, deren Ergebnis sich je nach Umsetzung als Eintrag in die Akte übernehmen lässt. Unter den Programmen zur KI-Dokumentation und Spracherkennung mit dokumentiertem Anbindungsweg ist GDT im Katalog am häufigsten erfasst.

HL7 FHIR. Der internationale Standard für den Austausch von Gesundheitsdaten erlaubt es einer Anwendung, gezielt einzelne Daten wie freie Termine oder Stammdaten abzurufen und, sofern das PVS es zulässt, zurückzuschreiben. Bei KI-Telefonassistenten ist FHIR der am häufigsten dokumentierte Weg.

Schnittstelle oder Modul des PVS-Herstellers. Einige PVS-Hersteller bieten eine eigene Programmierschnittstelle an oder binden die Anwendung als Modul ein. Je nach Hersteller setzt der Zugang für fremde Anbieter eine Freigabe voraus, und für die Praxis können zusätzliche Schnittstellenkosten entstehen.

Datenbankzugriff und Oberflächensteuerung. Bei diesen Wegen liest die Anwendung die Datenbank des PVS unmittelbar aus oder bedient dessen Oberfläche wie ein Nutzer. Eine Schnittstelle des PVS-Herstellers ist dafür nicht nötig. Ob die Verbindung ein Update des PVS übersteht, sollte vorab mit dem Anbieter geklärt werden.

Neben dem Weg entscheidet die Richtung des Datenflusses. Eine Anwendung mit reinem Lesezugriff übernimmt Daten aus dem PVS, schreibt aber keine Einträge in die Akte zurück. Ein Telefonassistent, der unmittelbar im Kalender des PVS bucht, muss freie Termine lesen und den vereinbarten Termin eintragen können.

Kosten nach Angaben der Anbieter

Die Anbieter nennen ihre Preise in unterschiedlichen Einheiten, teils netto, teils brutto. Die folgenden Spannen beruhen auf den Preisangaben im MediMeets-Katalog (Stand 31. Oktober 2026).

Für 24 Programme zur KI-Dokumentation und Spracherkennung sind monatliche Preise erfasst, meist je Nutzer, teils je Praxis oder nach Zahl der Dokumentationen. Bei 17 von ihnen kostet das günstigste bezahlte Paket zwischen 43 und 139 Euro. Drei Anbieter beginnen darunter, bei 3,50, 10,90 und 12 Euro, vier darüber, bei 189, 279, 299 und 499 Euro. Zwei bieten zusätzlich einen kostenlosen Tarif an. Bei den beiden reinen Spracherkennungen mit veröffentlichtem Monatspreis liegen die Monatstarife je nach Vertragslaufzeit zwischen 49,90 und 70 Euro, je Nutzer oder Paket. Einer der beiden Anbieter bietet daneben ein Jahrespaket je Praxis an.

KI-Telefonassistenten werden je Praxis, je Nutzer oder als Zusatz zu einer Plattform abgerechnet. Elf Anbieter veröffentlichen einen Monatspreis, der jeweils niedrigste liegt zwischen 9 und 229 Euro, größere Pakete kosten bis 499 Euro. Mehrere Anbieter berechnen nach Ausschöpfen eines Freikontingents Gebühren je Minute oder Gespräch. Einmalige Einrichtungsgebühren sind mit 119 bis 500 Euro erfasst.

Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten beim PVS-Hersteller, wenn dieser seine Schnittstelle gesondert berechnet. Wie sich die Kosten eines Telefonassistenten mit dem Anrufaufkommen entwickeln, zeigt die Seite zum KI-Telefonassistenten.

Diktat oder Gesprächsdokumentation

Welche der beiden Formen passt, hängt davon ab, wie in der Praxis heute dokumentiert wird. Wer Einträge und Briefe ohnehin diktiert, spart mit Spracherkennung das Abtippen und bestimmt den Wortlaut weiterhin selbst. KI-Dokumentation nimmt darüber hinaus das Formulieren ab, verlangt dafür aber die fachliche Prüfung eines Entwurfs, den die Anwendung verfasst hat.

Auch im Sprechzimmer unterscheiden sich beide Formen. Ein Arztdiktat enthält keine Äußerungen anderer Personen. Wird dagegen das Gespräch aufgezeichnet, muss die Praxis vorab das Einverständnis aller einholen, deren Worte erfasst werden.

Pflichten beim Einsatz von KI

Bundesärztekammer und Kassenärztliche Bundesvereinigung stellen in ihren Hinweisen zur Schweigepflicht vom Oktober 2025 klar: „Sowohl die Schweigepflicht als auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten uneingeschränkt auch beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Arztpraxis.“ Bei der Auswahl eines Anbieters sind daher sechs Punkte zu prüfen.

Schweigepflicht. Nach § 203 Abs. 3 StGB darf die Praxis Patientengeheimnisse gegenüber Dienstleistern offenbaren, die an ihrer Tätigkeit mitwirken, soweit dies für deren Aufgabe erforderlich ist. Sie muss diese Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten oder das beauftragte Unternehmen verpflichten, dies gegenüber seinen Beschäftigten zu tun.

Auftragsverarbeitung. Verarbeitet der Anbieter Patientendaten im Auftrag und nach Weisung der Praxis, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ersetzt er nicht.

Cloud-Betrieb. Für Leistungserbringer der gesetzlichen Krankenversicherung, also auch Vertragsarztpraxen, und ihre Auftragsverarbeiter gilt beim Cloud-Einsatz § 393 SGB V. Zulässig ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten danach nur in Deutschland, in der EU, in einem gleichgestellten Staat oder in einem Drittstaat, für den die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat. Die verarbeitende Stelle muss zudem eine Niederlassung in Deutschland haben. Verlangt werden außerdem angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen sowie ein aktuelles C5-Testat für die eingesetzten Cloud-Systeme, also der Nachweis einer unabhängigen Prüfung nach dem Cloud-Sicherheitskatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Seit Juli 2025 ist ein Testat vom Typ 2 erforderlich, das die Wirksamkeit der Kontrollen über einen Zeitraum belegt. Für Systeme, die nach Juni 2025 erstmals in Verkehr gebracht wurden, genügt in den ersten 18 Monaten ein Testat vom Typ 1. Die Praxis muss sicherstellen, dass die im Prüfbericht genannten Kriterien für Kunden umgesetzt sind. Anstelle des C5-Testats erkennt die C5-Gleichwertigkeitsverordnung eine Zertifizierung nach einem von drei Standards an: ISO/IEC 27001, der internationalen Norm für Informationssicherheitsmanagement, ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder der Cloud Controls Matrix 4.0. Hinzukommen muss ein Maßnahmenplan, der die Lücken zu den C5-Basiskriterien und die Maßnahmen zu ihrer Behebung dokumentiert. Seine Meilensteinplanung sieht die Behebung binnen zwölf Monaten vor, ein C5-Testat vom Typ 1 binnen 18 und vom Typ 2 binnen 24 Monaten, jeweils gerechnet ab ihrer Erstellung. Zertifikat und Maßnahmenplan muss der Anbieter auf Verlangen unverzüglich vorlegen.

Aufzeichnung des Gesprächs. § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Zeichnet eine Anwendung das Gespräch auf, ist vorab das Einverständnis des Patienten und aller weiteren Anwesenden einzuholen, deren Worte aufgezeichnet werden. Wie sich das im Alltag umsetzen lässt, beschreibt die Seite zur KI-Dokumentation.

KI-Verordnung. Verwendet eine Arztpraxis ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich, ist sie im Sinne der europäischen KI-Verordnung Betreiberin. Für Betreiber gilt seit Februar 2025 Art. 4 zur KI-Kompetenz, den die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 zum 27. Juli 2026 neu gefasst hat. Seither muss die Praxis Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer Personen fördern, die in ihrem Auftrag mit Betrieb und Nutzung der KI-Systeme befasst sind. Zu berücksichtigen sind dabei technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Einsatzkontext sowie die Personen, bei denen das System eingesetzt wird. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss die Praxis ausdrücklich nicht gewährleisten. Für KI-Telefonassistenten gilt zudem seit dem 2. August 2026 Art. 50 Abs. 1. Danach muss der Anbieter das System so gestalten, dass Anrufer erfahren, mit einer KI zu sprechen, sofern dies nicht offensichtlich ist. Auch wenn die Pflicht beim Anbieter liegt, ist es ratsam, die Ansage vor dem Start selbst anzuhören.

Medizinprodukt. Schlägt eine Anwendung Diagnosen vor oder gibt sie Hinweise zur Therapie, kann sie je nach Zweckbestimmung des Herstellers ein Medizinprodukt sein. Von den 30 Programmen zur KI-Dokumentation und Spracherkennung im Katalog geben 4 eine CE-Kennzeichnung als Medizinprodukt an, 18 erklären, kein Medizinprodukt zu sein. Welche Kriterien dabei gelten, erläutert der Beitrag KI-Dokumentation als Medizinprodukt.

Auswahl und Erprobung

Den Ausgangspunkt bildet die Aufgabe, die im Team die meiste Zeit bindet. Für sie zeigt die Auswahl oben, welche Anwendungen an das eigene PVS angebunden sind. Vor Vertragsschluss sollten Weg und Richtung der Anbindung sowie etwaige Kosten beim PVS-Hersteller geklärt sein. Läuft die Anwendung in einer Cloud, gehört der Nachweis nach § 393 SGB V dazu, verarbeitet der Anbieter Patientendaten im Auftrag der Praxis, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist in jedem Fall gesondert sicherzustellen. Wie viel Nacharbeit tatsächlich bleibt, zeigt erst ein mehrwöchiger Test im Praxisbetrieb.

Die im Katalog erfassten Angaben zu Funktionen, Preisen und Anbindungen bündeln die Vergleiche zur KI-Dokumentation und zu KI-Telefonassistenten.

Häufige Fragen

Was kostet KI in der Arztpraxis?

Für KI-Dokumentation und Spracherkennung kostet das günstigste bezahlte Paket bei 17 von 24 Programmen im MediMeets-Katalog 43 bis 139 Euro im Monat, meist je Nutzer. Die beiden reinen Spracherkennungen mit veröffentlichtem Monatspreis liegen bei 49,90 bis 70 Euro. KI-Telefonassistenten beginnen je nach Anbieter bei 9 bis 229 Euro monatlich, teils zuzüglich nutzungsabhängiger Gebühren und einer Einrichtungsgebühr (Stand 31. Oktober 2026).

Welche KI-Anwendungen passen zu meinem PVS?

Die Auswahl im Abschnitt zu den Praxisverwaltungssystemen zeigt für jedes PVS die Anwendungen mit belegter Anbindung und deren technischen Weg.

Muss der Patient der KI-Dokumentation zustimmen?

Wird das Gespräch aufgezeichnet, ja, denn § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Ein Diktat, bei dem nur der Arzt spricht, ist davon nicht betroffen.

Müssen Anrufer erfahren, dass eine KI am Telefon spricht?

Ja, sofern es nicht offensichtlich ist. Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verpflichtet seit dem 2. August 2026 den Anbieter, das System entsprechend zu gestalten.

Muss das Praxisteam für KI geschult werden?

Art. 4 der KI-Verordnung verlangt seit der Neufassung vom 27. Juli 2026 Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Teams fördern. Eine bestimmte Form, etwa eine zertifizierte Schulung, schreibt er nicht vor.

Änderungen an diesem Artikel

• 31. Oktober 2026: erste Fassung.

Quellen

1. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4, 50 und 113.
2. Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zu KI) vom 8. Juli 2026, Art. 1 Nr. 5, 20, 39 und 40.
3. § 203 Strafgesetzbuch und § 201 Strafgesetzbuch.
4. § 393 Fünftes Buch Sozialgesetzbuch und § 1 C5-Gleichwertigkeitsverordnung.
5. § 630f Bürgerliches Gesetzbuch.
6. Bundesärztekammer und Kassenärztliche Bundesvereinigung, Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis, Stand 1. Oktober 2025.
7. MediMeets-Katalog, Anbindungen und Preisangaben der Anbieter, Stand 31. Oktober 2026.